Matrículas: os segredos do sucesso!

Claro que não, nem tem de haver, mas há formas de aliviar os sintomas de ansiedade - e, principalmente, tirar o melhor partido de todas as possibilidades e oportunidades que cada contacto, pedido de informação, visita, entrevista e matrícula -, gerados para uma escola. 

Mais, como iremos ver, é possível implementar medidas e ferramentas que aliviam as equipas de trabalho repetitivo, de algum desnorte, procedimentos e papelada que não só não trazem benefícios, como impossibilitam uma visão integrada, em tempo real, e atrasam decisões. 

A solução é tecnológica, sim, mas não só, porque proporciona uma reformulação e simplificação de práticas administrativas e pedagógicas. E já agora, também temos uma palavra a dizer sobre marketing escolar. 

Papéis, observações, impressões e tabelas 

Nas matrículas, que em algumas escolas se prolongam quase o ano inteiro, há metas a cumprir, turmas e grupos para preencher, mas há também muitos outros objetivos e expetativas importantes, interligados e dependentes de muitas pessoas e departamentos, que se torna difícil incorporá-los na análise diária. 

Vejamos, uma instituição recebe contactos por mensagens ou telefone, muitas vezes atendidos nas secretarias ou por responsáveis de departamentos, que podem ter seguimento ou não. As visitas geram contactos com o frontend da instituição, mas também com psicólogos ou até diretores. Destas visitas, algumas precisam de acompanhamento posterior e avançam para outras visitas e entrevistas. Algumas destas situações concretizam-se no preenchimento da ambicionada matrícula. 

Mas como bem sabemos, esta não é obrigatoriamente a conclusão da etapa inicial, há documentação a entregar, aspetos financeiros a concretizar e, obviamente, muitas informações que têm de ser dispensadas por outas instituições. 

Canetas, papel, excel, telefones, email permitem trabalhar durante esses meses? Claro que sim. Como também os correios tradicionais ainda permitem trocar mensagens escritas à distância ou os mapas em papel, consultados nas áreas de serviço, ajudam a atravessar um continente inteiro de carro.  

Há cada vez mais escolas a utilizar um software de gestão escolar para recolher e centralizar dados, um passo em frente que acelera alguns processos, mas que pode continuar limitado a números totais de inscritos e turmas preenchidas. Há muito mais a saber que pode ser determinante para atuar em tempo real. 

Não espere os resultados, acompanhe-os e interprete-os em tempo real 

Uma plataforma que integre a gestão das matrículas tem de ser muito mais do que um meio para registar alunos, dados pessoais e integrar turmas. Perceber a quantidade de contactos, em que época, os que tiveram seguimento e os que pararam, o que gerou o contacto, os motivos por que desistiram ou os aspetos que mais valorizaram, permite avaliar e reformular estratégias de comunicação, em companhas externas, no frontend ou reforçar a interação com aqueles que já manifestaram interesse. 

Mas, se dermos passos em frente, para momentos de visita e entrevistas, que muitas vezes integram vários atores da instituição, há muitos dados que podem e devem ser recolhidos, permitindo aferir instantaneamente o ponto de situação das matrículas com detalhes que tantas vezes escapam às instituições. Tendências geográficas, de género, de interesses, ambientes socias, vocações asseguram descritores rigorosos de perfis individualizantes e das turmas que se estão a formar. 

E tudo isto, em tempo real, ajudando as direções durante esse período a conhecer bem a sua realidade, a tomar melhores decisões e mais sustentadas. 

Por isso, as direções sabem que a fase das matrículas não pode ser para ficar à espera, como se tudo já tivesse sido feito, ao jeito de uma noite eleitoral, em que só resta aguardar pelos resultados. É preciso conhecer em tempo real para ajustar abordagens e estratégias se necessário, face aos resultados que se pretendem. E atenção, nem tudo se resume ao número de alunos, mas também aos perfis que se pretende valorizar. 

Saiba como um software de gestão escolar pode ajudar nas Matrículas 

Todas as instituições que dependem de candidaturas sabem que as matrículas são uma consequência do trabalho realizado aos longo dos anos. Excetuando em momentos dramáticos, como alterações abruptas de legislação ou crises sociais e económicas, este período pode ser relativamente previsível se as escolas trabalharem para isso ao longo dos anos. 

As regras básicas do marketing escolar ou educacional apontam todas na mesma direção: as escolas que têm uma missão e uma visão distintas e trabalham consistentemente para as concretizar, tendem a ter sucesso junto dos seus públicos. 

Modelos educativos fundamentados e implementados, público-alvo bem definidos e práticas eficientes de trabalho e comunicação com alunos e famílias ajudam a promover a confiança e melhores resultados. Inevitavelmente, a confiança e a satisfação geram renovações de matrículas, recomendações e alimentam uma imagem externa positiva e sólida. 

Deste modo, uma boa plataforma escolar que faça gestão de matrículas, também não pode ficar apenas por aí. Informação em tempo real, comunicação imediata e transparente, proximidade e apoio a alunos e famílias não pode desvanecer-se com o início do ano letivo. Tem de continuar ao longo de todo o percurso, para que no final os melhores promotores e embaixadores da instituição sejam os ex-alunos, amigos e as suas famílias. E isso, hoje, é indissociável de um software como o do e-Schooling, que simplifique a escola para todos, que una toda a comunidade, promova a individualização e, consequentemente, a motivação de todos. 

Com esta panorâmica, qualquer direção percebe que um LMS não é só assunto de bem-estar de professores e alunos, é tema prioritário quando se quer falar de sucesso da instituição a longo prazo. O sucesso das matrículas proporciona estabilidade ao ano letivo. O sucesso do ano letivo potencia a estabilidade nas matrículas.