5 Fatores Financeiros que a sua Escola não pode esquecer!

A gestão financeira das instituições de ensino é uma das preocupações centrais das Direções Escolares. A área financeira sustenta o bom funcionamento da instituição, sendo que a falta de controlo e variações não estimadas no orçamento podem causar atrasos nos pagamentos; falta de investimento para melhorias e adequação da infraestrutura e do projeto educativo; ou, no limite, ditar o encerramento de uma instituição de ensino. Para auxiliar na promoção de uma gestão financeira eficiente e a garantir um orçamento positivo constante, o e-Schooling reuniu 5 fatores que deve monitorizar regularmente.

Taxa de Abandono Escolar

Um dos critérios a ter em conta na sua gestão financeira está relacionado com o abandono escolar. Apesar de existirem estratégias de combate ao abandono escolar, infelizmente este ainda é uma realidade e traduz-se na perda de receita para a escola. Por isso, é necessário incluir no seu plano financeiro a previsão de casos de evasão e, em paralelo, utilizar uma ferramenta que sustente a prevenção desses casos.

Antecipar-se a esses casos, tendo em conta dados anteriores da sua instituição relativos à taxa de abandono, bem como o atual contexto global, com foco no cenário económico, é uma mais-valia para evitar surpresas inesperadas no seu orçamento, impulsionando, em simultâneo, estratégias de combate para este problema ainda tão presente na sociedade.

Alertas e Pagamentos em Atraso

Outro problema vivido nas escolas, anualmente e em constante repetição, são pagamentos em atraso. Sejam os pagamentos das propinas ou dos fornecedores, é importante estar preparado para esses atrasos. Com ferramentas de gestão escolar que cobrem a sua área financeira, irá receber alertas dos pagamentos que estão prestes a atingir ou que já atingiram a data limite. A partir desses alertas, pode definir uma estratégia para enviar lembretes aos seus clientes relativamente aos prazos de vencimento, mediante o número de dias em atraso para que consiga diminuir os delays.

Para definir as datas limite para os pagamentos, deverá ter em conta o horizonte temporal no qual os seus clientes recebem os vencimentos, para que realizem os pagamentos de forma mais imediata. Pode, por exemplo, enviar um questionário a toda a comunidade para averiguar qual é a altura do mês que eles consideram mais favorável para pagar a mensalidade. Com estes dados, poderá definir as melhores datas para os pagamentos, em conjunto com a sua comunidade, facilitando a gestão financeira de ambos e evitando um maior número de pagamentos em atraso.

Diferentes Métodos de Pagamento

Um outro critério a ter em conta é a oferta de diferentes métodos de pagamento. Com a digitalização dos processos, muitas pessoas passaram a privilegiar pagamentos meramente online, sobretudo por via dos seus smartphones, pela comodidade e rapidez oferecida por este tipo de pagamentos. Por isso, garantir possibilidades como Multibanco, MBWay, PayPal ou outros métodos digitais, também pode contribuir para a redução dos pagamentos em atraso, devido ao facilitamento das mensalidades à sua comunidade.

Lucros e Rentabilidade

A primeira coisa em que pensamos quando se fala sobre planos financeiros é, de imediato, em ganhos e despesas e, por isso, não podíamos deixar de mencionar estes indicadores. Na gestão de uma instituição de ensino eles também são critérios a priorizar, sendo que é importante que tenha presente quais as atividades que lhe geram maior receita e maior despesa.

Visualizar de forma centralizada todos estes dados permitem-lhe ter uma visão muito clara das atividades que são mais lucrativas e daquelas que carecem da sua atenção. Muitas são as vezes em que as direções escolares contactam o e-Schooling, durante as suas primeiras utilizações, para nos questionarem se os relatórios financeiros estão corretos. Como se deparam com dados e conclusões totalmente opostas à perspetiva que tinham, antes de utilizarem uma solução que centralizasse toda a área financeira, quanto aos lucros e rentabilização de certas atividades e operações, questionam a clareza dos dados apresentados ao aperceberem-se que estão a perder liquidez.

Acha que tem uma clara perceção do atual estado financeiro da sua instituição?

Fundos de Investimento

Algo a não esquecer, depois de ter em consideração todos os fatores anteriores, é: qual é o montante que tenho para investir na infraestrutura da minha instituição e na oferta formativa? Para além da discriminação dos ganhos e das despesas regulares, também deve incluir custos variáveis e, muito importante, designar uma parte do seu orçamento para melhorias na instituição e no projeto educativo.

O e-Schooling auxilia na definição desses valores, na compreensão das adequações que deve realizar para tornar a sua oferta formativa mais atrativa e adequada, bem como a identificar melhorias a realizar na infraestrutura da instituição.

Para além disso, deve manter-se atento a fundos de investimento direcionados ao setor da Educação, que possam ser utilizados pela sua instituição de ensino. Provenientes de entidades internacionais, nacionais, regionais ou até mesmo locais, estes fundos podem fornecer-lhe o investimento necessário para promover melhorias na sua escola e também contribuir para estreitar laços com outras organizações.

Gostava de conhecer as potencialidades do e-Schooling na gestão da sua área financeira? Assista a uma demonstração da nossa solução, sem qualquer compromisso, e eleve a gestão financeira da sua instituição escolar a outro nível.